COMO OTIMIZAR O TEMPO NO TRABAHO

 

Publicado em 29/05/2013
“Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se da sua brevidade”.
Jean de La Bruyère

Esta semana abro espaço para um artigo muito interessante sobre a otimização do tempo. Confira:

Cada vez mais o tempo vale dinheiro e as empresas vêm tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o tempo de serviço, produzindo adequadamente dentro dos horários de trabalho, evitando horas extras e dando os retornos necessários.

“O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis,  reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade devida”, explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting Ricardo Barbosa.
Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado é muito grande. O diretor da Innovia detalha pontos que potencializam estas dificuldades:

• Ausência de foco: o colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, o resultado é que nenhuma das obrigações é feita;

• Falta de concentração na tarefa em execução:  o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado;

• Ausência de planejamento: Não sabendo se planejar ocorre confusão e não se estabelece prioridades;

• Acomodação que gera desmotivação: Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação;

• Procrastinação: deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã;

• Refém de ferramentas tecnológicas: as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora).

Por outro lado, Ricardo Barbosa reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. “O descanso é fundamental para que se possa ser produtivo. Nenhum profissional é 100% do seu tempo, temos que cada vez mais exercer o famoso ócio criativo. Assim é necessário relações balanceadas. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em: Crises (importante e urgente), Urgências (urgente mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente)”.

A pessoa estabelecendo bem esta relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. “Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguiremos ser produtivos”, alerta o diretor da Innovia.

Veja as principais dicas para que um colaborador otimize seu tempo:

• Estabelecer prioridades;

• Disciplinar reuniões;

• Disciplinar horários para conversas;

• Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos;

• Classificar ativas que são importantes e urgentes;

• Evitar acumular funções que não sejam suas.

Ricardo M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

Abraço e até a próxima semana.

Karina Magolbo
Editora da Revista Liderança

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